Część firm doradczych to naprawdę specjaliści wysokiej klasy, którzy działając przez lata na rynku dotacyjnym (ma on już w Polsce przecież kilkunastoletnią historię) nabyli sporo doświadczenia i przygotowują dla klientów dobre projekty. Niestety, wiele firm lub samozwańczych ekspertów (dotychczasowa praktyka pokazuje, iż niestety jest to większość) to doradcy niskich lotów, którym zależy przede wszystkim na tym, aby „zrobić” klienta i wyciągnąć parę groszy, nie dbając za bardzo o to, czy projekt ma realne szanse na pozyskanie dotacji, czy też po prostu zostanie napisany po to, aby za coś móc wziąć pieniądze. Na szczęście większość klientów już nie daje się nabrać na zasadę „cała kasa z góry” i rozlicza się z doradcą po wykonanej pracy.

Na wstępie musimy jednak odpowiedzieć sobie na jedno zasadnicze pytanie…

Po co nam firma doradcza?

W zasadzie moglibyśmy napisać wniosek wraz z niezbędną dokumentacją (studium wykonalności, biznes plan itp.) samodzielnie lub zlecić to komuś z pracowników. W każdym z konkursów dotacyjnych są przecież dokładne instrukcje mówiące, jak przygotować wniosek. Owszem, są wytyczne oraz instrukcje, niemniej jednak większość podmiotów (zarówno firm, jak i samorządów) i tak korzysta z wykonawców zewnętrznych – dlaczego więc tak się dzieje?

Na takie pytanie można odpowiedzieć, używając analogii murarskiej. Teoretycznie, budowa domu powinna również być stosunkowo prosta – układanie cegieł, czy pustaków jeden na drugim i łączenie ich specjalnym klejem lub zaprawą. Praktyka okazuje się jednak dużo bardziej złożona, jest wiele szczegółów i niuansów, które musimy wziąć pod uwagę, a które mają bardzo istotny wpływ na końcowy efekt całego przedsięwzięcia i jakość produktu finalnego. Z dotacjami jest podobnie. Z tego samego powodu, firmy dosyć rzadko starają się zatrudniać pracownika specjalizującego się w przygotowywaniu wniosków. Wysokiej klasy ekspert to spore koszty, a wyedukowanie kogoś od podstaw to – niestety – sporo czasu i nauka na błędach, na które firmy nie stać, gdyż konkursy dotacyjne to zmagania, gdzie sukces osiągną jedynie najlepsze wnioski.

Druga wątpliwość, którą często musimy rozwiewać w rozmowach z potencjalnymi klientami, sprowadza się do faktu, iż nie znamy przecież ich branży. Niezależnie od tego, czy jest to produkcja flag, obróbka stolarska, czy zautomatyzowane linie technologiczne do produkcji aerozoli lub zaawansowane rozwiązania kotłowe dla sektora energetycznego. Odpowiadamy wtedy, iż paradoksalnie brak dogłębnej specyfiki branży to w tej sytuacji atut. Większość branżowców ma tendencję do używania słownictwa specyficznego dla danej tematyki, przy okazji przedstawiając swoją dziedzinę w sposób mocno skomplikowany. Dobry wniosek jest napisany prostym, przystępnym, ale jednocześnie konkretnym językiem. Należy wziąć pod uwagę, iż oceniający nie są najczęściej ekspertami w danej branży, a jeżeli będą mieli wątpliwości lub problemy z szybką analizą i zrozumieniem wniosku (jednego z wielu, które muszą ocenić), w większości przypadków podejmą decyzję niekorzystną dla wnioskodawcy.

Jak więc wybrać rzetelnego partnera?

Wybór rzetelnej firmy doradczej nie jest wbrew pozorom aż tak trudny, gdyż jest kilka kwestii, na które powinniśmy zwrócić uwagę:

• przede wszystkim, porozmawiajmy z przedstawicielami danej firmy – jeżeli, nie pytając nas o szczegóły (czy to dotyczące naszej firmy, czy też samego projektu), konsultant stwierdza, iż przygotują nam projekt, który będzie miał bardzo duże szanse na uzyskanie dotacji, mamy powody do obaw. Wtedy proponuję sprawdzić, czy nie padamy ofiarą nierzetelnych praktyk, które opisane zostały w artykule „Jak nas robią w konia przy pozyskiwaniu dotacji?”. To, czy projekt ma szanse, możemy stwierdzić dopiero po zapoznaniu się z informacjami dotyczącymi zarówno przedsięwzięcia, jak i samej firmy (np. podmiot zadłużony, generujący od kilku lat stratę będzie miał małe szanse na pozyskanie wsparcia).
• sprawdźmy referencje danej firmy – czy firma może pochwalić się sporą grupą referencji i zadowolonych klientów. Możemy się nawet pokusić o kontakt z którąś z firm wskazanych w referencjach i zapytać o doświadczenia ze współpracy z doradcą.
• zapytajmy o formułę rozliczenia – jeżeli firma spodziewa się całego wynagrodzenia (lub pokaźnej części) z góry, najprawdopodobniej nie otrzymamy rzetelnej usługi. Najczęściej stosowaną i moim zdaniem najbardziej sprawiedliwą formułą jest rozliczenie dwustopniowe: część wynagrodzenia przekazywana jest bezpośrednio po zrealizowaniu usługi, a zasadnicza część zapłaty (tzw. Success fee, a więc premia za skuteczność) przekazywana jest już po opublikowaniu wyników danego konkursu. Tak na marginesie, oczekiwanie, że całość zapłaty nastąpi po wynikach konkursu, jest równie nieuprawnione, co formuła „cała kasa z góry”. Firma doradcza ponosi przecież realne koszty bieżącej działalności, wynagrodzenia swoich konsultantów itp. i nie możemy wymagać, aby całość kosztów i ryzyka do momentu uzyskania dotacji była przeniesiona na konsultantów.
• zapytajmy konsultantów o formułę pracy nad zleceniem – od czego zaczynają, jak przekazywane będą informacje i jakich informacji będą potrzebowali. Początek to najczęściej krytyczna analiza projektu w kontekście przewidzianych dla danego działania kryteriów punktowych. Mówiąc wprost, musimy sprawdzić, co należy zrobić, aby z naszego pomysłu wykrzesać jak najwięcej. Czasami drobny detal pozwala uzyskać kilka dodatkowych punktów, które przy dużej konkurencji mogą okazać się kluczowe. Dalsze etapy to dosyć żmudne zbieranie informacji i przygotowanie treści.

Przede wszystkim jednak, rozważając jakikolwiek projekt, pamiętajmy, że nawet najlepsza firma doradcza nie przygotuje go bez naszego zaangażowania. Weźmy to pod uwagę, planując udział w jakimkolwiek programie dotacyjnym. My albo któryś z naszych pracowników musimy poświęcić czas na przygotowanie i dostarczenie kluczowych informacji. Jakich? To już powinna wskazać Wam rzetelna firma doradcza…

Zapraszamy do współpracy!

Planergia Sp. z o.o. to zespół doświadczonych konsultantów i analityków posiadających duże doświadczenie w pozyskiwaniu finansowania ze środków pomocowych UE oraz opracowywaniu dokumentów strategicznych. Podstawowe fakty dotyczące zespołu konsultantów działających obecnie w ramach Planergii przedstawiają się następująco:

• Ponad 450 projektów dla firm i samorządów w całej Polsce,
• Wartość zrealizowanych projektów: około 1,5 mld zł,
• Wartość pozyskanych środków: ponad 500 mln zł.